Een overzichtelijke inbox met deze drie tips!

Per dag ontvangen we tientallen e-mails van collega’s, studenten en organisaties. Jouw mailbox loopt dan al gauw over en je ziet door de bomen het bos niet meer. Belangrijke e-mails kun je over het hoofd zien. Dat wil je natuurlijk niet! Met onderstaande tips breng je meer structuur aan in jouw inbox.

1. Elke groep een andere map

Vaak kun je de verschillende e-mails onderverdelen in diverse groepen. Denk aan mails over lesmateriaal of producten of mails die verzonden zijn door de onderwijsinstelling of studenten. Maak voor de verschillende groepen mappen aan in je mailbox. Dit doe je in Outlook door met je rechtermuisknop op ‘Postvak in’ te klikken aan de linkerkant. Vervolgens klik je op ‘nieuwe map’. Geef de map een naam en klik op enter.

Om een e-mail automatisch in een map te krijgen, moet je eenmalig zogenoemde regels aanmaken. Klik met je rechtermuisknop op de desbetreffende e-mail. Kies voor ‘Regels’ en vervolgens voor ‘Regel maken’. Er verschijnt een scherm. Je kunt een e-mail in een map plaatsen op basis van afzender, onderwerp of ontvanger. In de meeste gevallen maak je een regel aan op afzender, aangezien het onderwerp per e-mail verschilt. Vink het desbetreffende vakje aan. Vervolgens vink je ook ‘E-mail naar map verplaatsen’ aan. Je kunt nu een map selecteren. Klik op ‘OK’. Controleer nog één keer de instellingen en bevestig het.

Vanaf nu worden de e-mails, afkomstig van de afzender waarvoor je een regel hebt aangemaakt, automatisch in de desbetreffende map gezet.

2. Actie – Later – Afwachten - Klaar

Een andere manier om meer structuur in je mailbox te krijgen is door te werken met de mappen ‘Actie’, ‘Later’, ‘Afwachten’ en ‘Klaar’. Maak de vier mappen aan door in Outlook met je rechtermuisknop op ‘Postvak in’ te klikken aan de linkerkant. Waar staan de mappen voor?

• Actie: voor de e-mails in deze map moet jij dezelfde dag nog actie ondernemen.
• Later: voor deze e-mails moet jij binnen een bepaalde periode actie ondernemen. Denk aan een week of een maand.
• Afwachten: om deze e-mail te kunnen beantwoorden, heb jij eerst een actie van iemand anders nodig. Dit heb je al uitgezet en je wacht op antwoord.
• Klaar: deze e-mails vereisen geen verdere actie. Je hebt deze e-mails afgerond.

Bij elke e-mail die je nu krijgt, vraag je je af in welke map deze het beste gecategoriseerd kan worden. Een voordeel van deze manier van werken is dat je inbox zo goed als leeg blijft en de nieuwe e-mails duidelijker zichtbaar zijn.

En nog een tip: voor nog meer structuur kun je nog submappen aanmaken onder de map ‘Klaar’. Om deze aan te maken, klik je met je rechtermuisknop op de mapnaam ‘Klaar’ en kies je voor ‘Nieuwe map’. De submap is aangemaakt!

3. CC in een aparte map

Sta jij vaak in de CC bij e-mails? Zorg dat deze e-mails in een aparte map terechtkomen. Maak de CC map aan door in Outlook met je rechtermuisknop op ‘Postvak in’ te klikken aan de linkerkant. Nu ga je de zogenoemde regel aanmaken. Klik aan de bovenkant in de menubalk op ‘Start’. Kies voor ‘Regels’ en vervolgens ‘Regels en waarschuwingen beheren’. Klik op ‘Nieuwe regel’. Kies voor ‘Regel toepassen op berichten die ik ontvang’. Vink het vakje ‘Met mijn naam in het vak CC’ aan. Vervolgens kies je voor ‘Verplaats het bericht naar naam map’. Om de juiste mapnaam toe te voegen, klik je onderaan in het venster op het blauwe gelinkte ‘naam map’. Je kunt nu de CC map kiezen. Heb je de juiste map geselecteerd, dan kun je op ‘voltooien’ klikken. De regel is nu aangemaakt. E-mails waar jij in de CC staat worden nu automatisch in de CC map gezet.  

Combineer de tips

Met bovenstaande tips heb je overzicht en rust in jouw mailbox gecreëerd en is je inbox een stuk leger. Combineer de tips voor een optimaal opruimeffect. Plan per dag of per week een aantal momenten in om je mailbox te blijven structureren, je e-mails te lezen en te beantwoorden.